こんにちは！yoshiです

yoshi

今日は、金川顕教さんの「すごい効率化」（株式会社KADOKAWA）を読んだので、そのエッセンスをお届けしたいと思います。

「すごい効率化」タイトルがキャッチーで、非常に気になります。

この記事を読むとわかること

では早速、張り切っていきましょう！

1. 仕事を”効率よく”進めるための心構え

この本の一番美味しい部分をまずはお届けします。
それは、「定番化よりも、最善化」というキャッチフレーズです。

すみません、日本語でお願いします

yoshi

ですよね、今から説明したいと思います

これは、効率良く進める時に陥りがちな罠を避けるためのフレーズになります。

たとえば皆さん、「効率よく仕事をしましょう、そのためにはショートカットを使いこなすのです！」という話を聞いたことがないでしょうか？

私は仕事の効率化の本が好きなので効率化関連の本を１０冊以上読んでいますが、
全部の本に共通して、１００％、ショートカットの話は出てきます。
まずはこれのような、定番の印象です。

使わなければならないとわかっているものの、
いまいち定着しなかったり、新しいショートカットを探すのが億劫になったりして、
結局コピペ（Ctrl + C / Ctrl + V）しか使っていません。

そうなんです、このショートカット問題、
使えば早くなるとわかっているものの、使うものを増やすのが非常に大変なんです。
そもそも、ショートカットはアプリ毎に異なっていて、共通性がないものも多く、ツールが変わると使えなくなったりして汎用性が低いんですよね。

yoshi

だからこそ、
覚えて使おうとすると定着しなかったり、
そもそもショートカットがなかったりで、長続きしにくいんですよね。

そこで、「定番化よりも最善化」です。

ショートカットを覚える系の効率化は、小さいものをたくさん積み上げて、改善していく事で非常に強烈な効果を発揮します。

つまり、塵も積もれば山となる作戦が効果的です。

だからこそ、たくさん覚えて体に覚えさせる（定番化していく）というより、
すこしづつ改善していくという心構えの方が長続きしますし、結果的にものすごい効率を得ることができるのです。

「今日はこの作業をショートカットで行うようにしよう」とか
「この作業はよく繰り返しているから、ショートカットがないか探す」というように
すこしづつ、広げていくことが大事ということをこのフレーズは教えてくれます。

効率化はコツコツ積み上げるというマインドを持ちましょう。
大量の定番化を作るよりも、日々小さな改善を行っていくことが大事です。

2. 目からウロコなテクニック

ここでは、この本の中で紹介されていたてテクニックの中で、
あまり他の本で見られず、目からウロコだったテクニックを２つ紹介したいと思います。

テンプレートメモ

IME（Google日本語入力、Microsoft IMEなど）で単語登録をして、定型文の入力を省力化しましょう、というのはわりと、どの本でも紹介しているのですが、この本は、さらに一歩進んだ「テンプレート」化を提案していました。

単語登録の弱点は、改行を含んだ文字を一括で入力できないところにあります。
改行を含んだ文章を一気に入力できると、メールや会議の開催通知など、ある程度フォーマットが決まっているものに関しては相当な効率化を図ることができます。

この解決策の一つ提示されているが、この「テンプレートメモ」です。
ようは単純なメモ帳なのですが、

というシンプルな仕組みです。

これがいいな、と思った理由は、２つあります。
１つは、ファイルの共有が簡単であること。
２つめ、ツールに依存せず、文章が登録できると圧倒的に効率・汎用性が上がること。

順に説明します。

「ファイル共有が簡単であること」、これはシンプルに文字情報であるため、Google Keepなどのメモアプリに貼り付けておくだけで、どのデバイスからでもアクセスが可能なります。

別の環境に移行するとなった場合でも、このメモ帳を持っていけばノウハウを共有できるので移行が非常に楽です。

yoshi

また、このメモを社内で共有してもいいかもしれません。
OSSのようにみんなで育てて行けば、組織全体の効率が上がる可能性を秘めています。

これらの利点は、このテクニックが、シンプルに文字情報ということから出てきています。

確かにPhraseExpressなどで、改行を含めた文章を自動で入力することは可能ですが、
アプリケーションであるため、可用性が低く、工夫の余地があまりありません。

ところがこのテンプレートメモは、シンプルであるがゆえに、奥深く工夫の余地がたくさん存在します。

一意の文字列をIMEの単語登録の組み合わせて使用する、とか
ちょっとした違いだけどこだわりがあるところだったり、ちょっと文意が違うのでバリエーションを増やしたいと時などはコピペしてしまえば簡単に増やせるなど

シンプルであるがゆえに、使いやすいのが、このテンプレートメモの特徴です。

テンプレートメモは、一意の文字＋テンプレート文章というシンプルな構造。
だからこそ、移行しやすいし、工夫しやすい

✕PDCA　○CAPD

PDCAはご存知でしょうか。
PDCAとは、Plan Do Check Actionの頭文字をとった、
なにかを実行するときのプロセスのベストプラクティスというべき手法です。

しかし、この本の作者はPDCAは、効率が悪いと指摘しています。
そして、CAPDがよりよい方法である、と提唱しています。

違いはPから始めるか、Cから始めるかの違いです。
しかし、私はP（計画）が間違っているという、作者からの問題提起と受け取りました。

ゴールを検討・検証せず、Plan（計画）をたて、愚直にDo(実行する）というのでは遅いという話です。
そうではなく、ゴールを検証・検証し、何が目標達成に影響を与えるのか評価軸を決め、
それをもとに実行計画を作れ、という意味をCAPDに込めていると思います。

具体例で考えて見ましょう。あなたがある資格試験に合格したいとします。

この時まずやることは、テキストを如何に終わらせるかではなく、
どのような問題が試験に出るのか、
合格した人はどのような勉強をしているのかをリサーチして、
それを計画に反映するということをすべきです。

作者は厳密にCAPDで回せ、ということを言いたいのではなく、
「計画はゴールから逆算して立てろ」という事をいいたい

ではないでしょうか。

ゴールを見ずに立てる計画は、今すぐやめよう。
ゴールから逆算して手順を決められたら、あなたの業務は、今すぐ改善可能

3. 情報収集を極める

この本で一番おもしろいなと思ったのは、情報収集についてです。

情報収集については、大抵の本では「自分で考えた仮説をもとに情報を集めろ」とか「良質な情報をつぶやく人をフォローし、その人がフォローしている人をさらにフォローしろ」のように情報の収集方法について、たくさん記載があります。

この本では、「情報を発信することが最大の情報収集である」という考えを提示しています。

これは私にとって、とても目からウロコの考え方でした。
なぜなら、情報を発信するためには、当然ながら自分が情報を持ってなければならないからです。

つまり、仮説をもって情報を集めろ、だとか、良質な一次情報を集めろ、というのはあくまで手段の話であって、
いかに手段が優れていても、自分に役立つ情報でなければ、意味がないのです。

アフリカに行く機会なんてないのに、アフリカ各国の治安に関する良質な情報を、素早く、大量にかき集めても、自分の人生には全く意味がないですよね。

ゴールがわかってないで情報を集めても、ゴミが効率良く集まるだけ、ということを、言い換えてくれているのだと受け取りました。

つまり、「情報発信したくなるほど情報は、自分にとっても重要な情報」であるということと、
「人に説明するには、それなりの情報を集めて、整理、理解しなければ、適切に情報発信できない」という２点によって、
情報収集がうまくなる、と言っているのだと感じました。

そういった意味で「情報を発信することが、最大の情報収集である」というのは非常に目からウロコで、情報収集の本質が詰まっているように感じたフレーズです。

情報発信したくなるほどのレベルの情報を集めよう。
それはあなたにとっても、みんなにとっても有意義であり、大切である。
だからこそ、情報収集がうまくなる。

いかがだったでしょうか。
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