こんにちは！yoshiです

やることが次から次へと増えて大変です。
ToDo管理しているんですが…

一般的のToDo管理には重大な欠点があるんだ

今日紹介するGTDは、ある要素をTodo管理に追加することで効率が爆上げになる手法だよ

ToDo管理に足りないものとは？

ToDo管理では、以下のような問題がよく発生します。

そんなToDo管理とは一線を画しつつ、生産性も高めてくれる夢のようなメソッド、それがGetting Thing Done®です。

Getting Thing Done®（以下、GTD®）とは、日々の発生するタスクを一元管理し、効率よくさばいて行くための手法です。

本日このブログを１０分読んでGTD®を実践すれば

では早速、奥深いGTD®の世界へダイブして行きましょう！

GTD®(Getting Things Done®)とは？

Getting Things Done®とは、 David Allenというアメリカのコンサルタントが2001年に生産性を高める手法として提唱した手法です。

２０年以上も前に開発されたんだ…

そうなんだ。

この手法をその15年後の2015年に改定してるけど、本質は変わっていないんだ。

それだけ、優れた手法だと言えるね。

そして、Todoとの大きな違いは「タスクのやらなければならないことを事前かつ具体的に整理しておくこと」です。

え…それだけ？

いえいえ、これがこのシステムを２０年以上も世界で愛されている手法のコアな部分です。
タスクを整理する段階で、そのタスク達成に必要なステップを事前にしかも具体的にリストアップしておくことが、このメソッドの画期的な部分です。

例えば、貴方が顧客と会話した結果、仕様が変わり、Aさんにそのことを伝えなければならないとしましょう。

普通のTODO管理では、おそらくリストにはこう言った内容で追加されるでしょう。

・「Aさんに仕様が●→▲に変わったことを伝える」

これは間違っていませんが、大事な情報が抜けています。

このTodoのタスクを実行しようとすると、いつやるか、どうやってやるか、を考えながら実行しなければならないのです。

これによって、忙しいときは後回しになったり、メモ自体を見逃してやるべきタイミングを逃してしまいます。

確かに…そうですね。
要件だけ書いておくから、いつ、どうやってはあまり意識していなかったかもしれません

これをGTDで同じことをしようとすると次のようになります。

まず、メモを作ります。ここは普通のTodoのときと同じです。

・「Aさんに仕様が●→▲に変わったことを伝える」

次に、この作業を見極めます。この例のタスクでは２点、「いつ」と「どうやって」が決まっていませんでした。それをTodoリストに移す前に、考えておくのです。

例えば、その要件はあまり緊急度が高くなく、Aさんとその日の打ち合わせで話す機会があるとしましょう。

そうしたら、あなたはそのメモを「本日の打ち合わせでAさんと話すときに仕様が●→▲に変わったことを伝える」と変更します。

そうして、このメモを「誰かとあったときにすべきこと」というフォルダに整理します。

あとは、忘れます。

そして、実際に打ち合わせが始まる前に、「誰かとあったとき」というフォルダを確認することによって、Aさんに伝えなければならないことを思い出し、それを実行します。

なるほど！
事前にすべきこととその条件をさきに整理しておいて、
実行するときはその条件を満たしているかどうかだけ見るんですね。

その通り！
この事前にどうやったらやるかを考えておくことが一番大事なんだ

プログラムのトリガー処理（何かが起きたら何かをする）をリアルで実行するイメージ

タスクをトリガー化するとてつもない効果

タスクをある条件が満たされたら実行する(できる)という仕組みが構築出来ると、生活が非常に楽になるのと同時に創造性が高まります。

人は脳の短期記憶は３〜７個が限度と言われています。何かを正確に記憶をすることにおいてPCなどの電子機器に勝つことはできません。

それにも関わらず、貴重な短期記憶用の数個のメモリをやるべきTodoでいっぱいにしてしまったら何が起きるでしょうか？

よくPCのメモリサイズを、作業机の広さにたとえられることがあります。人間の脳の短期記憶も同じです。

机の上がTodoがいっぱいになってしまうと、本当に考えたいことについて考えるスペースが狭まります。

これによって、
脳内メモリがオーバーフローを起こしTodoを忘れるか、
本当に考えたいことを低出力で考えるか、
の２択になってしまいます。

このGTD®の面白いところは、Todoを短期記憶から追い出して、今ココに全集中出来るようにするシステムであることです。これによって生産性、創造性が増すのは想像に難くないでしょう。

この記事の読み方

まとめていくうちにどんどん長くなってしまいました。
ですので、ここで読み方を少しお話させてください。

本記事では、各GTD®の流れと、その詳細を解説してきます。
その一つ一つを全部頭に入れてから、さあ実践しようという進め方をすると、おそらく挫折します。
ですので、ざっくり下記の主要５ステップが何となく何するか理解できたら、後編の実践を読んで頂くことをおすすめします。

その後編の中で、わかりにくいところや、理解できないところを本記事の詳細で補って頂けるとよいと思っています。

後編では、それらの用語から本記事にジャンプできるように設計しておりますので、後編も合わせてご覧頂けると嬉しいです。

GTD®のやり方

GTD®の実際のやり方を見ていきましょう。

これらの５つのステップを進めていくことで、
人生におけるすべての情報を効率よく、蓄積、整理していきます。

収集する

「収集する」では、頭に浮かぶすべての事柄を文字通りすべて集めて行きます。

晩御飯のことが気になったり、
打ち合わせ中に急に買わなければないものを思い出したり、
誰かにメールをしなければナラないことを思い出したり、
とにかく思いついたことはとにかく書き出して、ノート・電子機器などに覚えておいてもらいます。

これは、覚えて置かなければならない記憶で埋め尽くされた短期記憶を開放し、頭の作業領域をたくさん取るためです。

そのため、この工程は以下を徹底する必要があります。

電子・紙の媒体は問わないよ。

とにかく、いつでも、どこでも、思いついたときにサッとメモできる自分にあったものを選ぶといいよ

ちなみに、後で書いては行けない理由は、短期記憶を開放することもその一つですが、大事なことはその場でメモしないとスグに忘れてしまうからです。

見極める

最初の工程で「収集したデータ」を以下のフローに沿って見極めます。とてもシンプルです。

この工程でそのメモがどこに格納されるべきか決まっていきます。
各分岐について詳しく見ていきましょう。

行動できるタスクか？

そのメモを眺めてみて、自分が今後 具体的に何か行動しなければならないものなのか、後で参考にしたり、今ではなくいつかやろうとしていることなのか、を判断します。

例えば、「仕様をAさんに伝える」では自分がAさんに伝えるという行動を伴うため、行動可能なメモと判断出来ます。

一方、何か調べものをしていてその中で重要な情報をメモしたとします。
このメモを見極めるとき、そのメモの位置づけは、人それぞれ異なります。

「その情報を後でノートにまとめて整理しておきたい」、となるとこれは行動可能なメモと捉えます。

一方、「この後はただ見返すだけ、関連する資料に書いてあればいい」ということであれば参考資料のフォルダに入れ込みます。

もしくは、本当にただのメモで、後で見返すこともないと判断すればそのメモを捨てます。

このようにまずはそのメモをトリガーに何か行動する必要があるかどうかを判断するのがこの分岐です。

その行動は、１つのタスクをこなせば完了するか？

この分岐では、行動が必要だと判断したメモについて、それが１つタスクを完了させることで完了するものなのかを判断します。

何度も登場する「仕様をAさんに伝える」の例では、話して伝えて終わりになる前提であれば、Yesとなります。

しかし、「その仕様が設計書に取り込まれたかどうかまでフォローアップしたい」と考えているのであれば、この分岐はNoとなります。その場合、プロジェクトフォルダへそのメモを格納します。

その行動は２分以内に終わるか？

GTD®の醍醐味です。その行動可能なタスクが２分以内に終わるかどうか判断します。

この判断をすることによって、すぐに実行でき結果が得られることが溜まっていくことを防ぎます。

軽量なタスクはスグにこなす。
このクセがつくと、後回しがなくなりだんだん気持ちもポジティブになっていきます。

不思議ですが、軽量なタスクでも数をこなしていくとテンションやモチベーションは上がっていきます。
その達成感は、自己肯定感に繋がり、生活が良い方向に転がって行きます。

そのタスクは私のタスクか？

これも重要な判断になります。

このタスクは誰が行動すべきなのかを考えます。
誰かが行動した結果をもらってから何かしなければならないタスクに関してはここでNoとなり、待ちリストへ入れ込みます。

何度も登場する例の「仕様をAさんに伝える」を、「その仕様が設計書に取り込まれたかどうかまでフォローアップしたい」と考えているケースとします。
このケースの場合、「Aさんに仕様を伝える」と「取り込まれたかどうかまでフォローする」の２つに分けられます。そして、「取り込まれたかどうかまでフォローする」のタスクはここでによって待ちリストに追加されます。

「誰に」「何を」お願いしていたか把握しておくのです。

よくあるのが、誰かに何かをお願いして忘れてしまうというケースですね。
お互いが忘れてそのままになって問題にならなければいいのですが、そうでないものに関しては、このようにしてまとめて管理しておくことで、ヌケモレが防げます。

誰に何をお願いしているか確認したいときは、この待ちリスト見るだけで済むのです。

このように、一つ一つを細かく覚えて置くのではなく、「何を見れば今の自分の状態が把握できるか」、その情報がある場所を覚えておく、というのがGTD®の肝の考え方です。

特定の日時ですべきことか？

時間が決まっているものや、あらかじめ指定の日付があるタスクかどうか、つまり時間軸がすでに決まっているタスクかどうか判断します。

例えば、レストランに友達と行く約束を３日後の１８時に予定しているのであれば、その時間をカレンダーに入れておく、ということです。

これは…あたりまえでは？

もちろん、当たり前です。
しかし、どうでしょうか、今まさにこの瞬間、あなたのカレンダーにはあなたが行動すべき、すべての予定が入っていますか？

Yesと答えたあなた、さすがです。
Noと答えたあなた、それが普通です。
その普通から脱却するためにカレンダーに、タスクを入れておきます。
これによって時間が決まっている物を適切なタイミングで処理することができます。

なにより、知るべきことが外部にあり、それが適切なタイミングで知ることができる、と確信出来ている状態は、とてつもない精神的な開放感があります。これは一度体験してみることをおすすめします。

また、この時間軸が決まっているタスクは一番強制力が強いです。
そのため、自分自身のどうしてもやりたいけど、なかなか手がつかないものをカレンダーに入れて、強制力をもたせるという使い方も出来ます。

次に、指定の日時が決まっていないタスクを整理します。
このタスクをどう整理するかが、このGTD®の一番面白いところです。

GTD®の提唱者のDavid Allenは、日時や時間が決まっていないタスクを、必要となる状況別に整理するのが良いとしています。

冒頭の例では、「Aさんに仕様が●→▲に変わったことを伝える」のTodoを「誰かとあったとき」というフォルダに整理しました。

このようにそのタスクが必要になるであろうタイミングや、そのタイミングでしか出来ないタスクなど、
そのタスクを実行するためのタイミングや前提条件で整理しておくことが画期的な部分です。

このように整理しておくことで、生活は劇的に楽になります。

例えば買い物について想像してみましょう。
あらかじめ買い物リストを作っておけば、いちいちその場で思い出す必要もなく、そのリストにあるものを淡々と買えばいいのです。あとで買い忘れた！となる心配がありません。

あるいは、最近ではなかなか使用しないPCをつけたときにやるべきタスクがまとまっていると、どうでしょうか。PCをせっかくつけたのだったらついでにこれもやろう、となり機会損失がどんどん少なくなります。

この必要になる状況や前提というのは人それぞれとても個性がでます。

朝活をやっている人は、「朝活中」、電車で通勤しているのであれば「通勤中」、ランチに時間が取れるのであれば「ランチ中」などなど、自身の生活スタイルに合わせて、時間や状況を可視化する（わたしは時間のコンテナ化と呼んでいます）ことで、忘れ、漏れを防ぎます。

コンテナにやるべきことを放り込んでおいて、指定の場所に来たら開けて中身を確認する（その状況でやるべきことを行う）ということを意識してすると、余計なことを覚えておく必要がなくなり、大きな開放感が得られ、創造性が高まります。

整理する

ここまでくれば、あとは分類したものを分類するだけです。

フローの中で出できた分類先について詳しく解説していきます。

ゴミ箱

その名の通りで、ここに分類するということは、つまりそのメモを捨てるということです。

いつかやる

これは、今ではないが「いつかやりたいもの」としてストックしておく場所です。

いつかやりたいことを覚えておくことも大変なことです。
一旦頭から取り出し、時間をおくことで、本当にやりたかったのかを見極める事が出来るようになります。

次の「見直す」フェーズで定期的に見直すのが良い箇所でもあります。

参考資料

後で見たくなるような参考になる資料を格納しておく場所です。

具体的には商品の説明書、郵送されてくる公的な資料など、頻繁に見る機会はないが、見たくなるタイミングがある資料をまとめておく場所です。

プロジェクト

プロジェクトとは複数のタスクで構成された作業グループになります。

例えば、「ある機能の設計書を作成する」というタスクがあったとします。
このとき、「設計書を作成する」と一言で言えたとしても、何をやるかは多岐に渡ります。

設計するために技術資料を確認しなければならかったり、デザイン、アーキテクチャを考える必要があったりするでしょう。

このように、あるタスクを完了するまでに複数のステップを実行しなければならないものを、GTD®の世界では「プロジェクト」と呼んでいます。

複数タスクがあると判断したタスクは、一旦このプロジェクトに格納して、タスク分解のブレストを行う必要があります。

このプロジェクトのタスク分解については、後述します。

待ちリスト

待ちリストは、誰かに作業依頼していたり、何かを待たなければならないタスクの中でも、期限がないものを格納しておく場所です。
（期限・日時が決まっているものは、後述の「カレンダー」に格納して厳格に管理します）

待ちリストは定期的に確認することで、誰かをフォローしたり、忘れたりしないようにすることが出来ます。

人生のあらゆることはたいてい期限がありますが、そこまで厳格に管理しなくてもよいもの、日時を決めてしまうと不都合が生じてしまうタスクなど入れておく受け皿をして存在しています。

例えば、折返しの電話や連絡を待つ場合、相手からいつ来るかはわかりませんが、忘れてしまうと必要になったときに困る場合などに利用します。

状況別Todo

状況別Todoは、状況に応じてTodoを整理しておく場所です。

状況とは、そのTodoが実行できる前提条件のことです。

例えば、「銀行口座に、現金を入金する」というタスクがあるとします。
この時、前提条件は「銀行もしくはATMにいること」が条件になります。

これをそのまま状況として、分類してしまうことも出来ますが、もう少し意味を幅広くした方がよいでしょう。
例えば、コンビニのATMからでも入金出来る銀行であれば、状況を「コンビニに行った時」とするのがより汎用的になると思われます。

ここで大事なのは「自分のライフサイクルに合わせる」ということです。
全くコンビニに行かない人が「コンビニに行った時」という項目を作っても、消化できないTodoとなってしまいます。

普段からコンビニではなくスーパーにはよく行く、という人であれば「スーパーに行こうと思った時」という項目を作り、その道中でコンビニになり、銀行なりに寄れるようにしておく方が、実行しやすくなるでしょう。

つまり、この項目は一番人によって個性が出る項目です。
他の人の項目を参考にすることは出来ますが、必ず自分でカスタマイズすることが大事な項目となります。

なぜなら、自分と全く同じ生活習慣、考えを持っている人はいないためです。

作り方としては、最初から最高の項目を挙げることは出来ないと考え、定期的に効果を見直しながら、徐々に洗練させていこうぐらいで、進めるのがベターです。

何でもそうですが、最初から完璧を目指すと動きが遅くなってしまいます。
まずは６０点ぐらい（まぁこんなもんかレベル）を目指しましょう。

カレンダー

カレンダーは予定表、つまり確定した予定としてタスクを扱うための概念です。

単純にGoogleカレンダーなどの予定表のイメージです。
未来の時間を押さえることで、そのタスクを確実にそこで実施することを目的とします。

そのため、各タスクの中でも一番明確で拘束力が高い、つまり優先度が高いタスクとして扱う必要があります。

そのよう扱わなければ、期限があるような優先度のタスクを安心して忘れる事が出来ないからです。
忘れるために、そのルールを厳守するのです。

例えば、「銀行が閉まる１５時より前に入金しなければ残高不足で、翌日の支払いが滞納になってしまう」というケースがあったとします。

その時、カレンダーに「１４時３０分に銀行に行き、入金をする」というタスクを入れたとしましょう。
そしていざその時間になったとき、そのリマインドには気づいたものの、今ちょっと手が話せないから、大事な人と会話しているから…などと後回しにしてしまったらどうなるでしょうか。

そう、人は忙しいとき、後回しにした時にミスを犯すのです。そして後で気が付きます。
「あ、あれやってない」

そうです、そうなってしまうと、「予定に入れても実践されない」という図式が出来上がってしまい、カレンダーには入れたものの、今日は〇〇があるから、とうっすら覚えて置かなければならなくなります。

これではもともと目指していた、頭の中を空っぽにして今、目の前のことに全神経を集中去せて生産性を向上させる、という目的が達成できません。

だからこそ、ここに格納されたタスクはその時間になったら、何があっても確実に行うのです。
それを自分自身に確約し、何度か実践して見せることで、ようやく脳（本能）が安心し忘れることが出来るようになります。

整理する

この工程は非常にシンプルです。

一番重要な仕事は「見極める」で完了しています。
「見極めた」タスクを適切な場所に振り分けていきます。

物理メモの場合は、それらを管理するフォルダに移動するのがよいでしょう。
電子メモの場合は、ラベルやタグをつける運用が考えられます。

見直す

「見極める」と重要度の双璧をなす、「見直す」工程です。

この工程では、定期的にタスクを棚卸しして、実行できていないタスクや、終わったのに残っていないタスクなどを整理し、自分のタスクを最新の状態に更新することを目的としています。

大切な部分は「定期的に」の部分です。
GTD®を実施しているとどうしても管理するメモの量は格段に増えるので、完了したのに残ってしまうメモや、埋もれてしまうメモが出てきてしまいます。
それらを整理して、タスクを鮮度の高い状態に保ち続ける事が継続の秘訣となります。

掃除をしばらくしていない部屋を掃除するのは大変で、定期的にちょっとづつやるほうが楽です。
掃除であれば１日もあればやりきれるかもしれません。
しかし、溜まったメモは非常に厄介で、溜まり具合にもよりますが、数ヶ月単位のものとなると１週間近くかかることもあるでしょう。

実際、私は２ヶ月サボっていて

５日間ほど整理し続けたことがあります。

ためると大変です

溜まりきらないうちに定期的に棚卸しするのがベストです。ではその間隔はどのぐらいがいいでしょうか？

これについて、提唱者のDavid Allenは、週に一度の週次を進めています。

この間隔でなければならないものではありませんが、
毎週の休日前の金曜日に見直しを実行してタスクをきれいに整理しておくと、頭の中が整理され、開放感が得られます。そのスッキリとした気持ちで週末に心と身体を休めることが出来るので、まずは週に一度を試してみることをおすすめします。

実行する

このフェーズは事前に考えておいたタスクをひたすら実行します。

ここでのポイントは”事前に”の部分です。

実行するタイミングでもちろん見えてくるタスクもあるでしょうが、なるべく事前に具体的に洗い出しておく事が重要です。なぜならこのGTD®ではタスクを実行できる状況を正確に把握することが大事だからです。

例えば「買い物のついでに銀行に言ってお金を入金する」のタスクを考えましょう。
仮に、銀行のキャッシュカードが引き出しの中に入っていて、それを出してからでないと入金できないとすると、引き出しからカード出してから、出かけなければ行けません。

せっかく、「出かける時」という状況で「銀行に入金する」というタスクを思い出し、実行しようとしても事前の想定が甘いと、せっかく銀行についたのにキャッシュカードがなくて入金できないという状況になってしまいます。これではもったいないです。

実行した際に、見極めた時人は別のタスクが発生した場合、例えば想定外タスク一覧などとして、集積していき次回に活かしていくようにするのが良いでしょう。

前編まとめ

とても長くなってしまいましたので、前編を知識編として、区切ります。
ここまで読んでいただいた方も、飛ばしながら読んで頂いた方も、ありがとうございます。
冒頭にも記載しましたが、情報量が多いので、必要に応じて該当箇所を再読頂くような使い方がおすすめです。

GTD®はタスクや情報を漏れなく機械的に行うことで日々の煩わしさから開放されるためのメソッドです。

最初に覚える事がたくさんあると感じてしまうかもしれませんが、非常によく考えられた作りになっており、無駄がありません。
１つでもやってみて頂けると、その自然さ、効率の良さにやみつきになると思います。

ぜひそのメソッドの美しさも感じながら、次回の後編を読んで実践してみてください。

感想や不明点、よくわからない点などお気軽にtwitterなどでフィードバック頂けると嬉しいです。また、次回の記事でお会いしましょう。